Datenschutz und Barrierefreiheit in sozialen Einrichtungen

Soziale Einrichtungen tragen eine besondere Verantwortung – für Menschen, Daten und Vertrauen.

Ob Pflegeeinrichtung, Bildungsträger, Jugendhilfe, Beratungsstelle oder soziale Organisation – überall werden täglich personenbezogene und teilweise besonders schutzwürdige Daten verarbeitet, häufig von hilfsbedürftigen oder schutzbedürftigen Personen.

MUNAS Consulting unterstützt soziale Einrichtungen, Stiftungen und Trägerorganisationen bei der praxisgerechten Umsetzung der DSGVO, der rechtssicheren Datenorganisation und der digitalen Barrierefreiheit nach BFSG und WCAG 2.1.

Ziel ist es, rechtliche Anforderungen mit der sozialen Mission Ihrer Einrichtung in Einklang zu bringen – verständlich, menschlich und organisatorisch klar.

Rechtliche Grundlagen und besondere Anforderungen

In sozialen Einrichtungen gelten teils verschärfte Datenschutzvorgaben:

Art. 9 DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Gesundheits-, Sozial- oder Herkunftsdaten)

Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Verarbeitung im öffentlichen Interesse oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben)

§ 22 BDSG (Verarbeitung besonderer Daten durch nichtöffentliche Stellen)

SGB VIII, IX, XI (Regelungen für Jugend-, Reha-, Pflege- und Sozialleistungen)

Landesdatenschutzgesetze bei kommunalen oder öffentlichen Trägern

Daraus folgt:
Der Datenschutz muss organisatorisch, technisch und ethisch besonders sensibel umgesetzt werden – mit dokumentierten Zuständigkeiten, klaren Prozessen und geschultem Personal.

Typische Verarbeitungstätigkeiten in sozialen Einrichtungen

Verwaltung von Klient:innen-, Bewohner- und Teilnehmerdaten
Personalverwaltung inkl. Ehrenamt und Freiwilligendienste
Dokumentation von Betreuungs-, Förder- oder Hilfeverläufen
Abrechnung mit Kostenträgern (z. B. Pflege-, Renten- oder Jugendämtern)
Kommunikation mit Angehörigen, Betreuer:innen und Behörden
Verarbeitung sensibler Gesundheits- oder Sozialdaten
Videoüberwachung in Eingangs- oder Schutzbereichen
Bewerbungen, Schulungs- und Bildungsplattformen (E-Learning)
IT-, Cloud- und E-Mail-Dienste im Rahmen der Auftragsverarbeitung

Datenschutzanforderungen und empfohlene Maßnahmen

Wir unterstützen Sie bei:

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO).

Zertifizierungen und Prüfverfahren

Begleitung von Zertifizierungs- oder Prüfverfahren, um Datenschutz und Qualität nachhaltig nachzuweisen.

Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)

Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit
IT-Dienstleistern, Trägerverbänden und
Softwareanbietern.

Lösch- und Aufbewahrungskonzepte

Lösch- und Aufbewahrungskonzepte unter Berücksichtigung sozialrechtlicher Vorgaben.

Schulung und Sensibilisierung

Datenschutz-Schulungen und Sensibilisierung
aller Beschäftigten.

Betroffenenrechte

Unterstützung bei Betroffenenrechten – einschließlich Auskunft, Löschung und Widerspruch gemäß DSGVO.

Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA)

Begleitung bei der Durchführung von DSFA bei neuen Projekten oder digitalen Anwendungen.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) – z.B. Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Berechtigungskonzepte.

Datenschutzkonforme Verarbeitung sozialer Leistungsdaten

Beratung zur sicheren Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art.
9 DSGVO – etwa in der Jugendhilfe, Behindertenhilfe, Teilhabe, Beratung oder Betreuung –
einschließlich Dokumentation, Zugriffssteuerung und interner Abläufe.

Digitale Barrierefreiheit und Inklusion

Gerade im sozialen Bereich ist digitale Teilhabe entscheidend:
Webseiten, Bewerbungsformulare, interne Plattformen oder Schulungsangebote müssen barrierefrei zugänglich sein – für Menschen mit Einschränkungen ebenso wie für Mitarbeitende, Ehrenamtliche oder Teilnehmende.

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) verpflichtet Anbieter digitaler Dienstleistungen zu einem barrierefreien Zugang.

Wir prüfen Ihre digitalen Angebote nach WCAG 2.1-Level AA, zeigen praxisgerechte Verbesserungen auf und begleiten Sie bei der Umsetzung – damit digitale Inklusion nicht nur ein Anspruch bleibt, sondern gelebte Realität wird.

Individuell, digital oder vor Ort – so, wie es zu Ihnen passt

Ob Online-Audit, Videokonferenz oder persönliche Beratung in Ihrer Einrichtung – wir richten
uns nach Ihren Strukturen und Bedürfnissen. Datenschutz, IT-Sicherheit und Barrierefreiheit
sind keine Formalitäten, sondern Ausdruck von Verantwortung, Qualität und Respekt
gegenüber den Menschen, für die Sie arbeiten.

So arbeitet MUNAS Consulting – empathisch, rechtssicher, organisatorisch klar

Datenschutz ist hier mehr als Compliance – er schützt Menschen, Vertrauen und soziale Verantwortung.
Wir verstehen Datenschutz nicht als Formalität, sondern als gelebte Verantwortung für Sicherheit, Vertrauen und Qualität. Unser Ziel ist es, Datenschutz, IT-Sicherheit und Barrierefreiheit so zu gestalten, dass sie sich reibungslos in Ihre Arbeitsabläufe integrieren – klar, verständlich und praxisnah. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt – von der Analyse bis zur Umsetzung – mit dem Anspruch, komplexe Vorgaben in effiziente und alltagstaugliche Lösungen zu übersetzen.

Unser Vorgehen: strukturiert, nachvollziehbar und nachhaltig

Analyse

Wir prüfen Ihre Prozesse, Systeme und Dokumentationen – präzise abgestimmt auf die Anforderungen Ihrer Branche.

Konzept

Wir entwickeln Maßnahmen, die juristische Vorgaben, organisatorische Abläufe und technische Sicherheit in Einklang bringen.

Begleitung

Wir setzen die erarbeiteten Lösungen gemeinsam um, schulen Ihr Team und stehen Ihnen als externer Datenschutzbeauftragter langfristig zur Seite.

So gewährleisten Sie Schutz und Würde sensibler Daten – durch klare Prozesse, geschultes Personal und ein gelebtes Bewusstsein für Verantwortung.