Datenschutz und Barrierefreiheit für Wohnungsbaugenossenschaften

Datenschutz und Barrierefreiheit in Wohnungsbaugenossenschaften

Wohnungsbaugenossenschaften tragen eine doppelte Verantwortung:
Einerseits verwalten sie sensible Mitglieder-, Mieter- und Vertragsdaten, andererseits stehen sie als soziale Wohnungsunternehmen im direkten Kontakt mit einer breiten Öffentlichkeit.

Ob digitale Mieterakten, Online-Bewerbungen oder Energieabrechnungen – die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), eine sichere IT-Infrastruktur und zunehmend auch die digitale Barrierefreiheit nach dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) gehören heute zum Standard verantwortungsvoller Unternehmensführung.

MUNAS Consulting unterstützt Wohnungsbaugenossenschaften bei der rechtssicheren, transparenten und praxisorientierten Umsetzung aller Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen – von der Analyse über Schulung bis zur laufenden Betreuung.

Rechtliche Grundlagen und besondere Pflichten

Wohnungsbaugenossenschaften verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, z. B. Mietverhältnisse, Mitgliederverwaltung)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, z. B. Aufbewahrungspflichten, Steuerrecht)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. Wahrung der Hausordnung, Videoüberwachung)
und ggf. Art. 9 DSGVO, wenn Angaben zur Gesundheit oder besonderen Lebensumständen der Mieter erhoben werden (z. B. barrierefreier Wohnraum)

Zusätzlich gelten branchenspezifische Vorschriften, etwa aus dem Genossenschaftsgesetz (GenG), Handelsgesetzbuch (HGB) und den jeweiligen Landesbauordnungen.

Als verantwortliche Stelle müssen Genossenschaften den Datenschutz nicht nur intern, sondern auch in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sicherstellen – z. B. Hausverwaltungen, Wartungsunternehmen, Ablesedienste oder IT-Dienstleister.

Typische Verarbeitungstätigkeiten in Wohnungsbaugenossenschaften

Verwaltung von Mitglieder- und Mieterakten
Bearbeitung von Wohnungsbewerbungen (digital / analog)
Erstellung und Verwaltung von Miet- und Nutzungsverträgen
Kommunikation mit Dienstleistern und Behörden (z. B. Ablese-, Wartungs-, Steuerbüros)
Abrechnung und Zahlungsverkehr, inkl. SEPA-Mandate
Instandhaltungs- und Reparaturmanagement
Digitale Dokumentenverwaltung und Archivierung
Videoüberwachung in Eingangsbereichen, Tiefgaragen oder Aufzügen
Betriebs- und Nebenkostenabrechnung über externe Anbieter
Online-Formulare oder Mitgliederportale für Serviceanfragen

Datenschutzanforderungen und empfohlene Maßnahmen

Wir unterstützen Sie bei:

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen (Art. 32 DSGVO) –
insbesondere Zugriffskontrollen, IT-Sicherheit und Verschlüsselung sensibler Mieterdaten.

Auftragsverarbeitungsverträge (AVV)

Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) mit externen Dienstleistern,
Hausverwaltungen und Cloud-Anbietern.

Schulung und Sensibilisierung

Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeiter:innen und Mitarbeitern im Umgang mit
personenbezogenen Daten.

Lösch- und Aufbewahrungskonzepte

Erstellung individueller Lösch- und Aufbewahrungskonzepte nach HGB, AO und
mietrechtlichen Vorgaben.

Videoüberwachungssysteme

Bewertung von Videoüberwachungssystemen
im Hinblick auf Zweckbindung und Informationspflichten.

Digitale Mitgliederportale und Cloudlösungen

Beratung zur Einführung digitaler Mitgliederportale und Cloudlösungen – für effiziente und datenschutzkonforme Prozesse.

Digitale Barrierefreiheit und Inklusion in der Wohnungsbaugenossenschaft

Auch in der Wohnungswirtschaft gewinnt die digitale Zugänglichkeit zunehmend an Bedeutung.
Mieterportale, Informationsseiten oder Online-Bewerbungsformulare müssen barrierefrei gestaltet sein, damit alle Menschen – unabhängig von Alter, Herkunft oder Einschränkungen – sie nutzen können.

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) verpflichtet Unternehmen dazu, digitale Produkte und Dienstleistungen zugänglich zu gestalten.
Wir prüfen Ihre Webangebote nach den WCAG 2.1-Kriterien und zeigen Wege auf, wie digitale Teilhabe in Ihrer Kommunikation und Servicequalität sichtbar wird.

Individuell, digital oder vor Ort – so, wie es zu Ihnen passt

Ob Online-Audit, Videokonferenz oder persönliche Beratung in Ihrer Geschäftsstelle – wir richten uns nach Ihren Abläufen.
Datenschutz, IT-Sicherheit und Barrierefreiheit sind keine Pflichtaufgaben, sondern Bausteine für Vertrauen, Sicherheit und gelebte Inklusion.

Sie schaffen Transparenz und stärken das Vertrauen Ihrer Mitglieder und Mieter.

So arbeitet MUNAS Consulting – verantwortungsvoll, strukturiert, gemeinschaftsorientiert

Datenschutz in der Wohnungswirtschaft bedeutet Verantwortung gegenüber Mitgliedern, Mietern und Partnern.
Wir verstehen Datenschutz nicht als Formalität, sondern als gelebte Verantwortung für Sicherheit, Vertrauen und Qualität. Unser Ziel ist es, Datenschutz, IT-Sicherheit und Barrierefreiheit so zu gestalten, dass sie sich reibungslos in Ihre Arbeitsabläufe integrieren – klar, verständlich und praxisnah. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt – von der Analyse bis zur Umsetzung – mit dem Anspruch, komplexe Vorgaben in effiziente und alltagstaugliche Lösungen zu übersetzen.

Unser Vorgehen: strukturiert, nachvollziehbar und nachhaltig

Analyse

Wir prüfen Ihre Prozesse, Systeme und Dokumentationen – präzise abgestimmt auf die Anforderungen Ihrer Branche.

Konzept

Wir entwickeln Maßnahmen, die juristische Vorgaben, organisatorische Abläufe und technische Sicherheit in Einklang bringen.

Begleitung

Wir setzen die erarbeiteten Lösungen gemeinsam um, schulen Ihr Team und stehen Ihnen als externer Datenschutzbeauftragter langfristig zur Seite.

So schaffen Sie Vertrauen bei Mitgliedern und Mietern – durch nachvollziehbare Datenprozesse, sichere Kommunikation und barrierefreie Informationsangebote.

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