Videoaufnahmen bei Veranstaltungen: DSGVO-Leitfaden für Veranstalter

Videoaufnahmen bei Veranstaltungen: DSGVO-Leitfaden für Veranstalter

Inhaltsverzeichnis

1. Kurzüberblick und Ziel des Leitfadens

Die Anfertigung von Videoaufnahmen bei Veranstaltungen und die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung; GDPR auf Englisch) stellen Veranstalter vor komplexe Herausforderungen. Einerseits sind Videos ein essenzielles Werkzeug für Marketing und Dokumentation, andererseits müssen die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmer strikt gewahrt werden. Dieser Leitfaden bietet Veranstaltungsmanagern, Kommunikationsverantwortlichen und Datenschutzbeauftragten in Deutschland und Österreich eine pragmatische und rechtssichere Orientierung. Ziel ist es, Ihnen praxisnahe Werkzeuge wie Checklisten, einen Entscheidungsbaum und direkt verwendbare Textvorlagen an die Hand zu geben, um Videoaufnahmen bei Events im Jahr 2025 und darüber hinaus datenschutzkonform zu gestalten.

2. Schnellcheck: Wann ist eine Einwilligung erforderlich?

Nicht für jede Videoaufnahme ist eine explizite Einwilligung nötig. Nutzen Sie diese schnelle Prüfung, um Ihre Situation einzuschätzen:

  • Fokus auf Einzelpersonen oder kleine Gruppen? Werden Personen gezielt und formatfüllend gefilmt (z. B. Interviews, Nahaufnahmen von Gesichtern)? Dann ist eine Einwilligung fast immer erforderlich.
  • Übersichtsaufnahmen und Impressionen? Zeigen die Videos die Veranstaltung als Ganzes, bei der Einzelpersonen nur als “Beiwerk” im Gesamtbild erscheinen? Hier kann oft das berechtigte Interesse als Rechtsgrundlage genügen.
  • Veröffentlichung geplant? Je weitreichender die Veröffentlichung (z. B. auf Social Media, Webseiten), desto stärker wiegen die Rechte der Betroffenen und desto eher ist eine Einwilligung notwendig.
  • Werden Minderjährige oder schutzbedürftige Personen aufgenommen? Hier gelten extrem strenge Regeln. Eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten ist zwingend.

3. Entscheidungsbaum: Einwilligung oder berechtigtes Interesse?

Folgen Sie diesem Pfad, um die richtige Rechtsgrundlage für Ihre Videoaufnahmen bei Veranstaltungen und DSGVO-Konformität zu ermitteln.

Frage 1: Ist die gefilmte Person der Hauptgegenstand der Aufnahme oder nur zufälliges Beiwerk einer größeren Szene?

  • Hauptgegenstand (z. B. Interview, Porträtaufnahme): Gehen Sie zu Frage 2.
  • Beiwerk (z. B. Totale des Publikums, Hintergrund): Sie können sich wahrscheinlich auf das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Teilnehmer vorab gut sichtbar über die Aufnahmen informieren. Fahren Sie mit Abschnitt 6 fort.

Frage 2: Handelt es sich um eine öffentliche Veranstaltung, bei der mit Aufnahmen typischerweise zu rechnen ist (z. B. Konzert, Fachkonferenz)?

  • Ja: Sie könnten eventuell mit dem berechtigten Interesse argumentieren, aber eine Einwilligung ist die sicherere Option, insbesondere bei Nahaufnahmen. Gehen Sie zu Frage 3.
  • Nein (z. B. geschlossene Betriebsfeier, Workshop in geschütztem Rahmen): Eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) ist hier zwingend erforderlich. Fahren Sie mit Abschnitt 5 fort.

Frage 3: Dienen die Aufnahmen rein redaktionellen, journalistischen Zwecken oder primär dem Marketing und der PR?

  • Rein redaktionell: Hier können Medienprivilegien greifen. Das berechtigte Interesse ist eine starke Rechtsgrundlage.
  • Marketing/PR: Der Werbezweck schwächt das Argument des berechtigten Interesses. Eine explizite Einwilligung ist dringend empfohlen, um rechtliche Risiken zu minimieren. Fahren Sie mit Abschnitt 5 fort.

4. Rechtliche Grundlagen in Deutschland und Österreich

Die rechtliche Bewertung von Videoaufnahmen bei Veranstaltungen und DSGVO stützt sich auf mehrere Säulen, die in Deutschland und Österreich leicht unterschiedlich sind.

Deutschland: DSGVO und Kunsturhebergesetz (KunstUrhG)

In Deutschland kommt neben der DSGVO das Kunsturhebergesetz (KunstUrhG) zur Anwendung. Lange war umstritten, ob die DSGVO das KunstUrhG verdrängt. Die aktuelle Rechtsprechung tendiert dazu, dass beide parallel anwendbar sind.

  • DSGVO (Art. 6): Definiert die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Für Videos sind primär die Einwilligung (lit. a) und das berechtigte Interesse (lit. f) relevant.
  • KunstUrhG (§ 22, § 23): Regelt das “Recht am eigenen Bild”. Bildnisse dürfen grundsätzlich nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet werden. § 23 enthält Ausnahmen, z. B. wenn Personen nur als Beiwerk erscheinen oder es sich um Personen der Zeitgeschichte oder Versammlungen handelt.

Wichtig: Das berechtigte Interesse der DSGVO und die Ausnahmen des KunstUrhG müssen im Einzelfall sorgfältig abgewogen werden. Im Zweifel ist die Einwilligung immer der sicherste Weg.

Österreich: DSGVO und Urheberrechtsgesetz (UrhG)

In Österreich ist die Situation ähnlich. Die DSGVO ist direkt anwendbar. Das Recht am eigenen Bild ist in § 78 des Urheberrechtsgesetzes (UrhG) verankert.

  • § 78 UrhG: Schützt davor, dass Bildnisse einer Person öffentlich ausgestellt oder verbreitet werden, wenn dadurch berechtigte Interessen des Abgebildeten verletzt würden.
  • Interessenabwägung: Auch hier findet eine Abwägung zwischen den Interessen des Veranstalters (z. B. Dokumentation, Berichterstattung) und den Persönlichkeitsrechten des Teilnehmers statt. Der kommerzielle Zweck der Aufnahmen spielt eine große Rolle.

Fazit: In beiden Ländern ist eine sorgfältige Abwägung erforderlich. Bei gezielten Aufnahmen von Personen für Marketingzwecke führt kaum ein Weg an einer informierten, freiwilligen und dokumentierten Einwilligung vorbei.

5. Konkrete Einwilligungstexte: Pflichtangaben und optionale Checkboxen

Eine DSGVO-konforme Einwilligung muss informiert, freiwillig, spezifisch und unmissverständlich sein. Hier ist ein Basistext, den Sie anpassen können.

Muster-Einwilligungstext (z. B. im Anmeldeformular)

Einwilligung in die Anfertigung und Veröffentlichung von Videoaufnahmen

Ich willige ein, dass im Rahmen der Veranstaltung [Name der Veranstaltung] am [Datum] Videoaufnahmen von meiner Person angefertigt werden.

Ich willige zudem ein, dass diese Aufnahmen für folgende Zwecke unentgeltlich und zeitlich sowie räumlich unbegrenzt genutzt und veröffentlicht werden dürfen:

  • Veröffentlichung auf der Webseite [Ihre Webseite] und den Social-Media-Kanälen ([Liste der Kanäle, z. B. LinkedIn, Instagram]).
  • Verwendung in Marketingmaterialien (z. B. Broschüren, Präsentationen).
  • Nutzung zur internen Dokumentation und Berichterstattung.

Freiwilligkeit und Widerruf: Mir ist bekannt, dass diese Einwilligung freiwillig ist und ich sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann. Der Widerruf ist zu richten an: [Ihre Kontaktdaten/E-Mail des Datenschutzbeauftragten]. Im Falle eines Widerrufs werden die entsprechenden Aufnahmen von Plattformen entfernt, die unserer direkten Kontrolle unterliegen.

Informationen zum Datenschutz: Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist [Ihr Name/Unternehmen, Adresse]. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten (Auskunft, Berichtigung, Löschung) finden Sie in unserer Datenschutzerklärung unter [Link zur Datenschutzerklärung].

[ ] Ja, ich habe die Informationen gelesen und willige ein.

Optionale Checkboxen für granulare Einwilligung

Für mehr Transparenz können Sie die Zwecke aufteilen:

[ ] Ich willige in die Nutzung der Aufnahmen für die Webseite und interne Dokumentation ein.
[ ] Ich willige ZUSÄTZLICH in die Nutzung der Aufnahmen für Social Media (LinkedIn, Instagram) ein.

6. Hinweisschilder und Sichtbarkeit am Veranstaltungsort

Selbst wenn Sie sich auf das berechtigte Interesse stützen, müssen Sie die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO erfüllen. Hinweisschilder sind hierfür unerlässlich.

Mustertext für ein Hinweisschild

ACHTUNG: VIDEOAUFNAHMEN

Sehr geehrte Teilnehmer,

auf dieser Veranstaltung werden Videoaufnahmen zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation angefertigt.

Die Aufnahmen werden möglicherweise auf unserer Webseite, in sozialen Netzwerken und in Printmedien veröffentlicht.

Wenn Sie nicht gefilmt werden möchten, teilen Sie dies bitte unserem Kamerateam mit oder wenden Sie sich an das Organisationspersonal. Wir bemühen uns, Ihren Wunsch zu respektieren.

Verantwortlicher: [Ihr Name/Unternehmen, Kontaktdaten]
Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter [Link/QR-Code zur Datenschutzerklärung].

Praxistipp: Platzieren Sie die Schilder gut sichtbar an allen Eingängen, am Akkreditierungsschalter und in stark frequentierten Bereichen.

7. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Minimieren Sie die Datenerhebung und schützen Sie die Rechte der Betroffenen durch gezielte Maßnahmen:

  • Schulung des Kamerateams: Sensibilisieren Sie Ihr Team dafür, keine unvorteilhaften oder kompromittierenden Aufnahmen zu machen und auf Widersprüche von Teilnehmern sofort zu reagieren.
  • Einrichtung von “No-Video-Zonen”: Kennzeichnen Sie Bereiche, in denen nicht gefilmt wird. Dies gibt Teilnehmern eine einfache Möglichkeit, Aufnahmen zu meiden.
  • Post-Produktion: Gesichter von Personen, die im Mittelpunkt stehen und keine Einwilligung erteilt haben, können und sollten nachträglich verpixelt (geblurrt) werden.
  • Sichere Speicherung: Speichern Sie das Rohmaterial zugriffsgeschützt und löschen Sie es nach der finalen Produktion gemäß Ihren Aufbewahrungsfristen.

8. Dokumentation, Aufbewahrungsfristen und Protokollvorlagen

Die Nachweispflicht ist ein Kernprinzip der DSGVO. Sie müssen belegen können, dass Ihre Vorgehensweise bei Videoaufnahmen bei Veranstaltungen und DSGVO-Themen konform war.

  • Einwilligungen protokollieren: Führen Sie eine Liste, wer wann und wofür eingewilligt hat (z. B. durch Export aus dem Anmeldetool).
  • Protokoll der Interessenabwägung: Wenn Sie sich auf das berechtigte Interesse stützen, dokumentieren Sie schriftlich Ihre Abwägung. Warum überwiegt Ihr Interesse? Welche Schutzmaßnahmen haben Sie getroffen?
  • Aufbewahrungsfristen festlegen: Definieren Sie, wie lange Sie die Aufnahmen für welchen Zweck aufbewahren. Beispielsweise kann das Rohmaterial nach 12 Monaten gelöscht werden, während finale Marketingvideos länger vorgehalten werden.

9. Spezialfälle: Minderjährige und Social Media

Minderjährige und besonders schutzbedürftige Situationen

Bei Teilnehmern unter 16 Jahren ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten zwingend erforderlich. Bei Veranstaltungen in sensiblen Kontexten (z. B. medizinische Kongresse, Selbsthilfegruppen) ist von Videoaufnahmen, die Teilnehmer identifizierbar zeigen, grundsätzlich abzuraten oder eine explizite Einwilligung für jeden Einzelfall einzuholen.

Social Media Nutzung: Reels, Liveübertragungen und Einwilligungsmanagement für 2025

Die Dynamik von Social Media erfordert besondere Aufmerksamkeit.

  • Liveübertragungen: Informieren Sie explizit und unmissverständlich darüber, dass Teile der Veranstaltung live gestreamt werden. Richten Sie die Kamera so aus, dass primär die Bühne und nicht das Publikum im Fokus steht.
  • Reels und Kurzvideos: Da diese Formate oft auf Einzelpersonen fokussieren, ist hier die Einwilligung besonders kritisch. Holen Sie sich für geplante Interviews oder Statements vor Ort eine kurze schriftliche oder videodokumentierte Einwilligung.
  • Einwilligungsmanagement: Für wiederkehrende Events oder Community-Veranstaltungen kann für 2025 die Nutzung von digitalen Tools zur Verwaltung von Einwilligungen sinnvoll sein, bei denen Teilnehmer ihre Präferenzen selbst steuern können.

10. Anonymisierte Beispiele: Zulässige vs. problematische Aufnahmen

Zulässig (meist über berechtigtes Interesse gedeckt):

  • Eine Weitwinkelaufnahme des voll besetzten Vortragssaals, bei der Gesichter nicht klar erkennbar sind.
  • Ein Schwenk über das Messegelände, der die allgemeine Atmosphäre einfängt.
  • Ein Video vom Redner auf der Bühne, aus der Perspektive des Publikums gefilmt.

Problematisch (erfordert fast immer eine Einwilligung):

  • Ein Video-Interview mit einem Teilnehmer, das für einen Werbeclip verwendet wird.
  • Eine Nahaufnahme einer kleinen Gruppe, die sich angeregt unterhält, und als Stimmungsbild auf Instagram gepostet wird.
  • Das gezielte Filmen eines Teilnehmers in einer unvorteilhaften Situation (z. B. beim Essen, Gähnen).

11. Audit-Checkliste für Veranstalter

Nutzen Sie diese Checkliste zur Vorbereitung und Überprüfung Ihrer Prozesse.

  • [ ] Entscheidungspfad geklärt: Wurde für jede Art von geplanter Aufnahme die Rechtsgrundlage (Einwilligung vs. berechtigtes Interesse) definiert?
  • [ ] Einwilligungstexte vorbereitet: Sind die Texte DSGVO-konform und in die Anmeldeprozesse integriert?
  • [ ] Hinweisschilder erstellt: Sind die Schilder gedruckt und die Standorte für die Platzierung festgelegt?
  • [ ] Team gebrieft: Ist das Kamera- und Organisationsteam über die Regeln (insb. “No-Video-Zonen”, Umgang mit Widersprüchen) informiert?
  • [ ] Datenschutzerklärung aktuell: Enthält die Datenschutzerklärung einen Passus zur Datenverarbeitung bei Veranstaltungen?
  • [ ] Dokumentation sichergestellt: Gibt es einen Prozess zur Protokollierung von Einwilligungen und zur sicheren Speicherung des Materials?
  • [ ] Löschkonzept vorhanden: Sind die Aufbewahrungsfristen definiert?

12. Häufige Fehler und praktische Lösungen

  • Fehler: Eine pauschale Klausel in den AGB. Lösung: Eine aktive, separate Einwilligung per Checkbox einholen. AGB-Klauseln sind oft unwirksam.
  • Fehler: “Wer zur Veranstaltung kommt, willigt konkludent ein.” Lösung: Dieser Mythos ist rechtlich haltlos. Informieren Sie aktiv und holen Sie, wo nötig, eine explizite Einwilligung ein.
  • Fehler: Gekaufte Teilnehmerlisten ohne Prüfung der Einwilligung. Lösung: Stellen Sie sicher, dass Einwilligungen für die Kontaktaufnahme und Teilnahme auch die Information über Videoaufnahmen umfassen.

13. Vorlagen-Anhang (kopierbar)

Vorlage 1: Entscheidungsbaum (Textform)

1. Ziel der Aufnahme: Gezieltes Porträt oder allgemeine Atmosphäre?
– Porträt -> Einwilligung erforderlich.
– Atmosphäre -> Berechtigtes Interesse möglich, weiter zu 2.
2. Verwendungszweck: Redaktionell/Doku oder Werbung/PR?
– Redaktionell -> Berechtigtes Interesse wahrscheinlich ausreichend.
– Werbung/PR -> Einwilligung dringend empfohlen.
3. Wurden Teilnehmer klar und deutlich vorab informiert?
– Ja -> Gut.
– Nein -> Informationspflicht verletzt, hohes Risiko.

Vorlage 2: Einwilligungstext (Kurzform)

[ ] Ich willige ein, dass von mir während der Veranstaltung [Name] Videoaufnahmen angefertigt und für die Öffentlichkeitsarbeit (Webseite, Social Media) des Veranstalters genutzt werden. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit widerrufbar. Weitere Infos in der Datenschutzerklärung.

Vorlage 3: Hinweisschild (Kurzform)

INFO: Hier wird gefilmt!
Auf dieser Veranstaltung entstehen Videoaufnahmen für unsere Webseite und Social-Media-Kanäle. Mit Betreten der Veranstaltungsfläche erklären Sie sich grundsätzlich damit einverstanden. Wenn Sie nicht gefilmt werden möchten, sprechen Sie uns bitte an.
Verantwortlicher: [Name, Kontakt].

Vorlage 4: Protokoll zur Interessenabwägung

Protokoll zur Interessenabwägung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Veranstaltung: [Name, Datum]
1. Unser berechtigtes Interesse: Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit zur Steigerung der Bekanntheit der Veranstaltung.
2. Erforderlichkeit der Verarbeitung: Videoaufnahmen sind zur Erreichung dieses Ziels ein gängiges und wirksames Mittel.
3. Interessen der Betroffenen: Recht am eigenen Bild, Schutz der Privatsphäre.
4. Abwägung und Schutzmaßnahmen:- Es werden primär Übersichtsaufnahmen angefertigt.
- Teilnehmer werden durch Schilder informiert.
- Es gibt gekennzeichnete "No-Video-Zonen".
- Das Kamerateam ist geschult, Widersprüche zu respektieren.
- Gezielte Aufnahmen erfolgen nur mit separater Einwilligung.
Ergebnis: Unser berechtigtes Interesse überwiegt unter Anwendung der genannten Schutzmaßnahmen.

14. Update-Log und weiterführende offizielle Quellen

Die Rechtslage, insbesondere die Auslegung des Verhältnisses von DSGVO und nationalen Gesetzen, ist stetig im Wandel. Wir empfehlen, die Entwicklungen zu verfolgen. Für eine tiefere Recherche und rechtliche Beratung können Sie sich an Experten wenden oder die offiziellen Quellen konsultieren.

Mit der richtigen Vorbereitung und transparenten Kommunikation lassen sich die Herausforderungen von Videoaufnahmen bei Veranstaltungen und DSGVO meistern, sodass Sie rechtssicher von den Vorteilen professioneller Eventvideos profitieren können.

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Stand des Artikels: November 2025