Praxisübergabe: Patientenakten DSGVO-konform übertragen – Leitfaden

Praxisübergabe: Patientenakten DSGVO-konform übertragen – Leitfaden

Praxisübergabe und Patientenkartei: Ihr DSGVO-Leitfaden für 2026

Inhaltsverzeichnis

Einleitung: Die Herausforderung der datenschutzkonformen Praxisübergabe

Die Übergabe einer Arzt- oder Zahnarztpraxis ist ein bedeutender Schritt, der weit über finanzielle und organisatorische Aspekte hinausgeht. Im Zentrum der Komplexität steht ein besonders sensibles Gut: die Patientenkartei. Sie enthält hochvertrauliche Gesundheitsdaten, die unter dem strengen Schutz der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der ärztlichen Schweigepflicht nach § 203 StGB stehen. Praxisabgeber stehen vor dem Dilemma, einerseits den Wert ihrer Praxis, der maßgeblich von den Patientendaten abhängt, zu realisieren und andererseits ihre gesetzlichen Pflichten nicht zu verletzen. Eine einfache Übergabe der gesamten Kartei an den Nachfolger ist rechtlich unzulässig und kann schwerwiegende Konsequenzen haben. Die datenschutzkonforme Übergabe der Patientenkartei bei der Praxisübergabe nach DSGVO erfordert daher ein sorgfältig geplantes und rechtssicheres Vorgehen. Das in der Praxis bewährte “Zwei-Schrank-Modell” bietet hierfür den entscheidenden Lösungsansatz.

Rechtliche Grundlagen der Patientenaktenübergabe nach DSGVO und GDNG

Um die Übergabe von Patientenakten rechtssicher zu gestalten, müssen Praxisinhaber mehrere zentrale Gesetze und Vorschriften beachten, die ineinandergreifen und den hohen Schutzstandard für Gesundheitsdaten definieren.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO ist der Dreh- und Angelpunkt. Gesundheitsdaten gelten nach Artikel 9 DSGVO als “besondere Kategorien personenbezogener Daten”, deren Verarbeitung grundsätzlich untersagt ist. Eine Verarbeitung – und dazu zählt auch die Übermittlung an einen Praxisnachfolger – ist nur unter strengen Voraussetzungen zulässig. Die wichtigste Rechtsgrundlage in diesem Kontext ist die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person (des Patienten) gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Ärztliche Schweigepflicht (§ 203 StGB)

Unabhängig von der DSGVO unterliegen Ärzte, Zahnärzte und ihre Mitarbeiter der strafbewehrten ärztlichen Schweigepflicht. Ein Verstoß gegen § 203 StGB kann mit einer Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder einer Geldstrafe geahndet werden. Die Schweigepflicht erlischt nicht mit der Praxisabgabe, sondern besteht fort. Eine Weitergabe von Patienteninformationen ohne die Entbindung von der Schweigepflicht durch den Patienten ist daher ein Offenbaren fremder Geheimnisse und somit strafbar.

Gesundheitsdatennutzungsgesetz (GDNG)

Das seit 2024 geltende Gesundheitsdatennutzungsgesetz (GDNG) regelt primär die Sekundärnutzung von Gesundheitsdaten für Forschungszwecke und die Weiterentwicklung des Gesundheitswesens. Es schafft neue Möglichkeiten für die Wissenschaft, ändert aber nichts an den grundlegenden Anforderungen für die Übergabe einer Patientenkartei im Rahmen eines Praxisverkaufs. Das GDNG unterstreicht vielmehr den gesellschaftlichen Wert und die hohe Schutzbedürftigkeit dieser Daten.

Das Zwei-Schrank-Modell: Patientendaten sicher und rechtskonform übergeben

Da eine direkte Übergabe der Patientenakten an den Nachfolger unzulässig ist, hat sich das von Datenschutzbehörden und juristischen Experten empfohlene Zwei-Schrank-Modell als Goldstandard etabliert. Es löst den Konflikt zwischen Schweigepflicht, Datenschutz und dem berechtigten Interesse des Nachfolgers an einer Fortführung der Behandlung.

Die Umsetzung erfolgt in diesen Schritten:

  • Strikte Trennung: Die Patientenakten werden nicht verkauft oder übergeben. Der Praxisabgeber bleibt der datenschutzrechtlich Verantwortliche für die von ihm geführten Akten. Der Praxisübernehmer startet theoretisch mit einer leeren Patientenkartei.
  • Physische oder logische Trennung: Die alten Patientenakten (ob in Papierform oder digital) werden in einem separaten, verschlossenen Schrank oder einem gesperrten Bereich des Praxisverwaltungssystems (PVS) aufbewahrt (“Schrank 1”). Der Praxisnachfolger hat hierauf keinen Zugriff.
  • Verwahrungsvertrag: Der Praxisabgeber schließt mit dem Nachfolger einen Verwahrungsvertrag. Dieser ermächtigt den Nachfolger, die Akten im Auftrag des Abgebers sicher aufzubewahren, ohne jedoch Einsicht nehmen zu dürfen. Der Nachfolger agiert hierbei als reiner Verwahrer, nicht als Auftragsverarbeiter.
  • Einwilligung als Schlüssel: Erst wenn ein Patient die Praxis des Nachfolgers aufsucht und seine ausdrückliche, informierte Einwilligung zur Weiterbehandlung und zur Übernahme seiner Akte erteilt, darf der Nachfolger auf die betreffende Akte zugreifen.
  • Überführung der Akte: Nach erteilter Einwilligung wird die spezifische Patientenakte aus “Schrank 1” entnommen und in den aktiven Datenbestand des Nachfolgers (“Schrank 2”) überführt. Ab diesem Moment wird der Praxisnachfolger zum neuen datenschutzrechtlich Verantwortlichen für diese Akte.

Die Bedeutung der Patienteneinwilligung: Wann und wie sie einzuholen ist

Die Einwilligung des Patienten ist das zentrale Element, das die rechtmäßige Übergabe einzelner Akten ermöglicht. Damit sie wirksam ist, muss sie den Anforderungen von Artikel 7 DSGVO genügen:

  • Freiwilligkeit: Der Patient darf nicht unter Druck gesetzt werden. Die Fortsetzung der Behandlung darf nicht von der Einwilligung abhängig gemacht werden, auch wenn sie in der Praxis natürlich sinnvoll ist.
  • Informiertheit: Der Patient muss genau wissen, worin er einwilligt. Die Einwilligungserklärung muss klar benennen:
    • Den Namen des Praxisabgebers und des Praxisnachfolgers.
    • Den Zweck der Datenübermittlung (Fortführung der medizinischen Behandlung).
    • Den Umfang der zu übermittelnden Daten (die gesamte bisherige Patientenakte).
    • Den Hinweis auf das Recht, die Einwilligung jederzeit widerrufen zu können.
  • Eindeutigkeit: Die Einwilligung muss durch eine aktive, unmissverständliche Handlung erfolgen, in der Regel durch eine schriftliche Unterschrift. Eine stillschweigende oder konkludente Einwilligung ist nicht ausreichend.
  • Nachweisbarkeit: Die Praxis muss die erteilte Einwilligung dokumentieren und aufbewahren, um sie im Zweifelsfall nachweisen zu können.

In der Praxis sollte die Einholung der Einwilligung beim ersten Besuch des Patienten in der neuen Praxis erfolgen. Eine Vorabinformation über den Inhaberwechsel per Aushang oder Brief ist sinnvoll, um die Patienten vorzubereiten.

Alternative Übertragungswege: Verträge und andere rechtliche Rahmen

Gelegentlich werden alternative Modelle zur Patientenaktenübergabe diskutiert, die jedoch mit erheblichen rechtlichen Risiken verbunden sind. Ein Beispiel ist die sogenannte Lösung über einen “Vertrag zugunsten Dritter”. Hierbei wird im Behandlungsvertrag zwischen dem alten Arzt und dem Patienten eine Klausel aufgenommen, die im Falle einer Praxisübergabe die Datenweitergabe an einen Nachfolger gestattet. Die Datenschutzkonferenz (DSK), das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, sieht dieses Modell jedoch kritisch, da es oft nicht die Anforderungen an eine informierte und freiwillige Einwilligung erfüllt. Das Zwei-Schrank-Modell bleibt daher die sicherste und von den Behörden wie dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) empfohlene Methode.

Praktische Schritte zur datenschutzkonformen Übergabe von Patientenunterlagen

Für eine erfolgreiche Umsetzung sollten Sie die folgenden Schritte beachten:

  1. Frühzeitige Planung: Beginnen Sie mindestens sechs Monate vor der Übergabe mit der Planung des datenschutzkonformen Vorgehens. Ziehen Sie externe Experten wie MUNAS Consulting hinzu.
  2. Patienten informieren: Kündigen Sie den Inhaberwechsel rechtzeitig durch Aushänge in der Praxis und gegebenenfalls durch persönliche Anschreiben an.
  3. Dokumente vorbereiten: Erstellen Sie eine rechtssichere Einwilligungserklärung und einen Verwahrungsvertrag zwischen Abgeber und Übernehmer.
  4. Technische Umsetzung: Sorgen Sie für die logische oder physische Trennung der Patientendatenbank. Sprechen Sie mit dem Anbieter Ihres Praxisverwaltungssystems (PVS), um eine Lösung für die Sperrung des Alt-Datenbestandes zu finden.
  5. Prozess definieren: Legen Sie einen klaren Prozess für Ihr Praxisteam fest, wie die Einwilligung beim ersten Patientenkontakt eingeholt und dokumentiert wird.
  6. Dokumentation: Führen Sie genau Buch darüber, für welche Patienten eine Einwilligung vorliegt und wann die jeweilige Akte überführt wurde.

Umgang mit nicht übertragbaren Patientenakten und Archivierungspflichten

Nicht alle Patienten werden dem Praxisnachfolger die Treue halten oder ihre Einwilligung zur Aktenübernahme erteilen. Für diese Akten bleibt der Praxisabgeber verantwortlich. Er muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten. Gemäß § 630f Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) beträgt die allgemeine Frist zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Je nach Fachrichtung und Art der Unterlagen können auch längere Fristen gelten.

Der Praxisabgeber muss sicherstellen, dass diese Akten für den gesamten Zeitraum sicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Frist müssen die Unterlagen datenschutzkonform vernichtet werden, beispielsweise durch einen zertifizierten Aktenvernichter.

Häufige Fehler bei der Praxisübergabe vermeiden: Ein Leitfaden

Die Missachtung der Datenschutzregeln kann zu Bußgeldern, Schadensersatzforderungen und strafrechtlichen Konsequenzen führen. Vermeiden Sie diese häufigen Fehler:

  • Pauschale Übergabe: Der schwerwiegendste Fehler ist die Übergabe der gesamten Patientenkartei ohne individuelle Einwilligungen.
  • Unzureichende Information: Patienten werden nicht klar und verständlich über den Prozess und ihre Rechte aufgeklärt.
  • Fehlender Verwahrungsvertrag: Die Aufbewahrung der Alt-Akten durch den Nachfolger wird nicht vertraglich geregelt.
  • Annahme einer stillschweigenden Einwilligung: Die Annahme, dass ein Patient, der zum Nachfolger kommt, automatisch einwilligt, ist falsch. Es bedarf einer aktiven Handlung.
  • Vergessene Archivierungspflichten: Die Akten von abgewanderten Patienten werden nicht ordnungsgemäß archiviert oder vorzeitig vernichtet.

Die Rolle der elektronischen Patientenakte (ePA) und des GDNG bei der Übergabe

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen verändert auch die Prozesse bei einer Praxisübergabe. Seit der flächendeckenden Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) als Opt-out-Standard im Jahr 2025 haben Patienten eine weitere Möglichkeit, ihre Gesundheitsdaten zu verwalten. Ein Patient kann seinem neuen Arzt direkt über die ePA-App Zugriff auf seine Behandlungsdaten gewähren. Dies vereinfacht die Übermittlung der in der ePA gespeicherten Informationen erheblich.

Wichtig: Die ePA ersetzt nicht die Notwendigkeit des Zwei-Schrank-Modells. In der lokalen Praxissoftware (PVS) oder in alten Papierarchiven befinden sich oft noch Dokumente und Notizen, die nicht Teil der ePA sind. Für die Übergabe dieser lokalen Altdaten ist weiterhin die explizite Einwilligung des Patienten und das Zwei-Schrank-Modell erforderlich. Der saubere Umgang mit dem Datenschutz im Gesundheitswesen bleibt eine zentrale Anforderung.

Checkliste für eine reibungslose und datenschutzkonforme Praxisübergabe

Nutzen Sie diese Checkliste als Leitfaden für Ihre Planung:

  • [ ] Frühzeitig externe rechtliche und datenschutzrechtliche Beratung einholen.
  • [ ] Patienten transparent und rechtzeitig über den bevorstehenden Wechsel informieren.
  • [ ] Eine DSGVO-konforme Einwilligungserklärung für Patienten erstellen.
  • [ ] Einen detaillierten Verwahrungsvertrag zwischen Praxisabgeber und -übernehmer aufsetzen.
  • [ ] Die technische oder physische Trennung der Patientenakten (Zwei-Schrank-Modell) sicherstellen.
  • [ ] Einen standardisierten Prozess für die Einholung und Dokumentation der Einwilligungen am Empfang definieren.
  • [ ] Ein Konzept für die sichere Archivierung der Akten von Patienten ohne Einwilligung erstellen.
  • [ ] Die datenschutzkonforme Vernichtung der archivierten Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen planen.
  • [ ] Das Praxisteam umfassend über den gesamten Prozess schulen.

Fazit: Expertise für Ihre datenschutzkonforme Praxisübergabe durch MUNAS Consulting

Die Übergabe einer Arzt- oder Zahnarztpraxis ist eine komplexe Aufgabe, bei der die Einhaltung des Datenschutzes eine entscheidende Rolle für den rechtssicheren Erfolg spielt. Die ärztliche Schweigepflicht und die strengen Vorgaben der DSGVO verbieten eine einfache Weitergabe der Patientenkartei. Das Zwei-Schrank-Modell, basierend auf der informierten und ausdrücklichen Einwilligung jedes einzelnen Patienten, hat sich als der einzig verlässliche Weg etabliert. Eine sorgfältige Planung, klare Prozesse und die korrekte Handhabung digitaler Werkzeuge wie der ePA sind unerlässlich. Die erfolgreiche und datenschutzkonforme Übergabe der Patientenkartei bei der Praxisübergabe sichert nicht nur den Wert Ihrer Praxis, sondern schützt Sie auch vor empfindlichen Strafen und dem Verlust des Vertrauens Ihrer Patienten. Angesichts der juristischen Fallstricke ist professionelle Unterstützung kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. MUNAS Consulting bietet spezialisierte Beratung für das Gesundheitswesen und begleitet Sie kompetent durch alle Phasen der Praxisübergabe, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: eine reibungslose Fortführung der Patientenversorgung.

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